Universitas Gadjah Mada (UGM) melalui Direktorat Kemitraan, Alumni, dan Urusan Internasional kini tengah mengembangkan sistem pelayanan alumni terpadu berbasis daring guna mendukung kemudahan bagi alumni dalam mengurus keperluan administrasi.
Salah satu inovasinya adalah menghadirkan layanan daring untuk pengurusan legalisasi ijazah dan transkrip nilai tanpa harus datang ke kampus. Layanan ini dapat memfasilitasi alumni yang memiliki keterbatasan waktu ataupun kesulitan akses untuk mengurus legalisasi secara langsung.
“Sebagian fakultas sudah menerapkan kebijakan legalisasi online. Melalui sistem terpadu ini, kami ingin bersama-sama mensinergikan layanan legalisasi online agar dapat dinikmati oleh seluruh alumni UGM,” ujar Dr. Sulistyowati , S.S., M.Hum., Kepala Subdirektorat Hubungan Alumni UGM saat memberi paparan dalam acara “Sosialisasi Legalisasi Online”, Kamis (22/3), di Ruang Multimedia Gedung Pusat UGM.
Menurut Sulistyowati, hadirnya inovasi ini merupakan bentuk komitmen UGM dalam memberikan layanan terbaik bagi alumni. Layanan ini juga dikembangkan seiring dengan banyaknya aspirasi dan permintaan dari alumni yang berdomisili di luar Yogyakarta. “Tidak hanya bagi alumni di dalam negeri, layanan ini juga dapat dimanfaatkan alumni yang saat ini sedang berdomisili di luar negeri, baik untuk keperluan akademik maupun pekerjaan,” tambah Sulistyowati.
Sistem penunjang yang terintegrasi dengan basis data alumni universitas telah dipersiapkan oleh Direktorat Sistem, dan Sumber Daya Informasi UGM dan akan dirilis dalam waktu dekat. Nantinya, alumni yang ingin memanfaatkan fasilitas ini hanya perlu mengakses portal alumni UGM dengan alamat alumni.ugm.ac.id. Alumni akan diminta untuk mengisi borang permohonan dan mengunggah sejumlah dokumen asli pendukung untuk keperluan verifikasi.
UGM juga telah menggandeng perusahaan jasa pengiriman logistik, PT Pos Indonesia, untuk mendukung pengantaran langsung ke alamat domisili bagi alumni yang membutuhkan legalisasi dalam bentuk dokumen fisik.
Selama tahap pengembangan sistem, layanan legalisasi ijazah dan transkrip nilai daring saat ini sudah dapat dilayani melalui permohonan resmi yang ditujukan ke surel kantor Subdirektorat Hubungan Alumni dengan alamat alumni@ugm.ac.id. [Eggy]