Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 10 Tahun 2023 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Gadjah Mada, Kantor Alumni UGM memiliki peran strategis dalam membangun dan memelihara hubungan erat antara almamater dengan alumninya. Peran ini dijabarkan dalam Pasal 154 huruf c, yang menempatkan Kantor Alumni sebagai jembatan penghubung antara universitas dan alumni, menghidupkan kembali ikatan emosional dan profesional yang terjalin selama masa studi.
Kedudukan Kantor Alumni di bawah koordinasi Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan, Pengabdian kepada Masyarakat, dan Alumni, sebagaimana tertuang dalam Pasal 184, menunjukkan bahwa Kantor Alumni memiliki peran penting dalam mendukung visi dan misi universitas dalam pengembangan dan peningkatan kualitas alumni.
Tugas utama Kantor Alumni, sebagaimana tertuang dalam Pasal 185, adalah melaksanakan urusan pengembangan karier, program, dan hubungan alumni. Tugas ini dijabarkan lebih lanjut dalam Pasal 186, yang menyebutkan bahwa Kantor Alumni menyelenggarakan fungsi-fungsi sebagai berikut:
- Pengembangan Karier: Kantor Alumni berperan aktif dalam membantu alumni untuk mengembangkan karier mereka, baik melalui program pelatihan, seminar, dan workshop, maupun melalui penyediaan informasi lowongan pekerjaan dan peluang pengembangan profesional. Kantor Alumni berperan sebagai fasilitator bagi alumni untuk meningkatkan kompetensi dan meraih kesuksesan dalam dunia kerja.
- Pengembangan Program dan Hubungan Alumni: Kantor Alumni bertanggung jawab dalam merancang dan menjalankan program-program yang bertujuan untuk mempererat hubungan antara universitas dan alumni. Program-program ini dapat berupa temu alumni, kegiatan sosial, dan program beasiswa bagi alumni yang ingin melanjutkan studi. Kantor Alumni juga berperan dalam menjalin komunikasi yang efektif dengan alumni, menampung aspirasi dan masukan, dan menjadikan alumni sebagai mitra strategis dalam pengembangan universitas.
- Pelaksanaan Fungsi Lain: Kantor Alumni juga dapat menjalankan fungsi lain yang diberikan oleh Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan, Pengabdian kepada Masyarakat, dan Alumni.
Kantor Alumni UGM berperan sebagai penghubung antara universitas dan alumninya, memupuk sinergi positif yang mendukung pencapaian visi dan misi UGM dalam pengembangan dan peningkatan kualitas alumni. Kiprah alumni yang tersebar di seluruh penjuru negeri, baik di tingkat nasional maupun global, menunjukkan kontribusi nyata mereka dalam meningkatkan reputasi UGM.