Yogyakarta – Direktorat Kemitraan, Alumni, dan Urusan Internasional (DKAUI) bekerja sama dengan Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi (DSSDI) Universitas Gadjah Mada masih terus menyempurnakan sistem guna mendukung tersedianya layanan legalisasi ijazah dan transkrip secara daring.
Layanan terbaru dari DKAUI yang telah dikembangkan sejak awal tahun 2017 ini telah memasuki tahap akhir. Artinya, tidak lama lagi layanan ini dapat dipublikasikan dan digunakan secara luas oleh alumni UGM. Termasuk di dalamnya backoffice yang akan dimanfaatkan oleh staf akademik fakultas untuk keperluan verfikasi.
“Lebih dari 200 ribu data alumni sudah dimasukkan dalam basis data yang tersimpan di server yang dikelola oleh tim dari DSSDI (Direktorat Sistem dan Sumber Daya dan Informasi) UGM. Data tersebut akan mempermudah dalam verifikasi alumni sehingga mempercepat proses pengajuan,” ujar Dr. Sulistyowati, S.S., M.Hum., Kepala Subdirektorat Hubungan Alumni UGM dalam acara “Sosialisasi Legalisasi Online”, Senin (16/7), di Ruang Multimedia 2 Gedung Pusat UGM.
Sama seperti Kartu GAMA Co-brand, permohonan legalisasi daring nantinya dilakukan melalui aplikasi Sistem Administrasi Terpadu (SIMASTER) UGM. Alumni yang akan memanfaatkan layanan ini dapat menuju http://simaster.ugm.ac.id/, masuk menggunakan email UGM aktif, kemudian memilih bagian Alumni dan Permohonan Legalisasi.
“Loginnya lewat SIMASTER, ada dalam tab alumni seperti pengajuan Kartu Gama Co-brand,” tutur Hendranti Wisnu Saputro, S.T., M.Sc., Kepala Subdirektorat Sistem Informasi dan Analisis Data, DSSDI UGM yang ikut memberi paparan di hadapan 60 staf bagian akademik dari 18 fakultas dan 1 sekolah di UGM.
Dalam SIMASTER, Alumni akan diminta untuk mengunggah sejumlah dokumen yang disyarakatkan, seperti pindaian ijazah asli dan pindaian transkrip nilai asli. Pindaian tersebut digunakan untuk keperluan verifikasi alumni yang akan dilakukan oleh tim administrator bagian akademik di fakultas.
Namun menurut Wisnu, belum semua alumni UGM dapat memanfaatkan layanan terbaru dari DKAUI ini. Hal tersebut disebabkan oleh penggunaan surel berdomain mail.ugm.ac.id yang baru diaplikasikan pada mahasiswa UGM mulai tahun akademik 2012/2013, sehingga alumni sebelum itu masih belum dapat mengakses SIMASTER UGM.
Ke depan, sistem akan terus dikembangkan sehingga alumni dari angkatan sebelum tahun akademik 2012/2013 dapat juga memanfaatkan layanan legalisasi ijazah dan transkrip nilai secara daring ini. [Eggy]