Universitas Gadjah Mada melalui Direktorat Kemitraan, Alumni, dan Urusan Internasional bersama Fakultas Teknik menyelenggarakan kegiatan sosialisasi dan launching Layanan Legalisasi Ijazah dan Transkrip Nilai dengan Tanda Tangan Elektronik (TTE). Layanan ini diinisiasi dalam rangka meningkatkan layanan publik kepada alumni. Kegiatan dilaksanakan secara daring melalui Zoom Meeting Room dan YouTube pada Kamis, (16/9) dan dihadiri oleh pimpinan seluruh Fakultas dan Sekolah Universitas Gadjah Mada serta unit kerja yang berkaitan langsung dengan layanan legalisasi di Universitas Gadjah Mada.
Membuka kegiatan ini, Wakil Rektor bidang Kerja Sama dan Alumni, Prof. Dr. Paripurna, S.H., M.Hum., LL.M. menyampaikan ucapan selamat dan apresisasi atas diluncurkannya legalisasi ijazah dan transkrip nilai dengan tanda tangan elektronik (TTE) di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Adanya fitur tambahan pada layanan legalisasi ini menandakan suatu kemajuan yang signifikan di bidang digitalisasi administrasi di Universitas Gadjah Mada.
“Digital signature sangat praktis digunakan. Dari segi hukum, tanda tangan elektronik (TTE) adalah tanda tangan sah dan dapat digunakan sebagai alat bukti dimanapun termasuk di pengadilan,” ujarnya.
Fitur legalisasi dengan tanda tangan elektronik ini juga memudahkan proses pengesahan dokumen akademik yang dahulu dilakukan secara konvensional dan membutuhkan waktu yang cukup lama, sekarang berubah menjadi sangat praktis dan efisien. Digunakannya digital signature dalam layanan legalisasi mungkin terlihat kecil namun dampaknya akan sangat besar bagi kemajuan proses administrasi yang ada, imbuhnya.
Acara dilanjutkan dengan prosesi peresmian Layanan Legalisasi dengan Tanda Tangan Elektronik (TTE) oleh Prof. Dr. Paripurna, S.H., M.Hum., LL.M. selaku Wakil Rektor Bidang Kerja Sama dan Alumni dan resmi diberlakukan mulai 16 September 2021. Setelah itu, dilakukan pemutaran video tutorial pengajuan legalisasi dengan tanda tangan elektronik bagi alumni Universitas Gadjah Mada. Melalui fitur TTE ini, alumni tidak perlu membayar biaya legalisasi (gratis) dan proses legalisasi hanya membutuhkan waktu 2 hari kerja (maksimal). Tanda tangan elektronik membuat pengajuan legalisasi menjadi cepat, efektif dan efisien.
Pada webinar kali ini terdapat pula sesi praktek langsung oleh 2 alumni Fakultas Teknik dalam melakukan pengajuan legalisasi dengan tanda tangan elektronik melalui Simaster. Sesi ini dipandu langsung oleh tim Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi UGM. Pertama, alumni sebagai pemohon mengisi data dan mengunggah dokumen di Simaster. Kemudian, person in charge (PIC) legalisasi di Fakultas/Sekolah selaku verifikator mengecek dan memproses dokumen untuk ditandatangani oleh pimpinan Fakultas atau Sekolah (Dekan / Wakil Dekan). Setelah berhasil ditandatangani secara digital (TTE) oleh Dekan atau Wakil Dekan, alumni akan menerima pemberitahuan melalui e-mail dan Whatsapp bahwa pengajuan legalisasi yang diajukan telah berhasil diproses dan dokumen legalisasi dapat diunduh melalui Simaster.
Kemudian, kegiatan dilanjutkan dengan sesi diskusi terkait teknis penggunaan legalisasi dengan tanda tangan elektronik serta kebijakan publikasi. Dalam pemaparannya, Hendranti Wisnu Saputra, S.T., M.Sc., Kepala Subdirektorat Sistem Informasi dan Analisis Data mengatakan bahwa layanan legalisasi online sudah diinisiasi oleh rekan-rekan di Direktorat Kemitraan, Alumni, dan Urusan Internasional sejak beberapa tahun yang lalu dengan menggunakan tanda tangan basah. Wisnu sangat bersyukur serta mengapresiasi kerja sama tim yang terjalin guna diresmikannya tambahan fitur terbaru layanan legalisasi ijazah dan transkrip nilai dengan tanda tangan elektronik (TTE). Fitur ini adalah bentuk dari kerja sama Universitas Gadjah Mada dengan Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) melalui Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE). Dirinya menambahkan bahwa saat ini alumni dapat memilih 3 fitur legalisasi yang ada. Pertama, legalisasi tanda tangan basah yang dapat diambil langsung di Fakultas/Sekolah. Kedua, legalisasi tanda tangan basah yang dikirimkan ke alamat alumni menggunakan jasa ekspedisi. Terbaru, adalah legalisasi dengan tanda tangan elektronik yang hasilnya dapat diunduh langsung oleh alumni. Dalam sesi diskusi ini, hadir pula Direktur Kemitraan, Alumni, dan Urusan Internasional, yaitu Dr. Danang Sri Hadmoko, S.Si., M.Sc. Dalam pemaparannya, Danang mengatakan bahwa tujuan utama dibuatnya fitur legalisasi dengan tanda tangan elektronik adalah agar UGM ramah alumni dan ramah mitra. “Salah satu program Ramah Alumni adalah mempercepat proses fasilitasi legalisasi online. Ini adalah hikmah pandemi, ternyata dengan adanya pandemi ini mempercepat cara kerja kita untuk menyelesaikan pekerjaan rumah yang belum selesai,” pungkasnya. Setelah sesi diskusi berakhir, acara kemudian ditutup dengan pembacaan pemenang doorprize oleh pembawa acara.
Kegiatan sosialisasi dan peluncuran legalisasi dengan tanda tangan elektronik ini diharapkan mampu meningkatkan layanan alumni di tingkat Fakultas dan Sekolah khususnya dimasa pandemi saat ini. Kemudahan pada sistem yang ada serta tidak dibebankanya biaya administrasi kepada alumni tentu akan membuat publik merasa puas. Hal ini bermanfaat guna terjaminnya mutu pelayanan excellent yang diberikan oleh Univeristas Gadjah Mada kepada alumni, mitra, dan masyarakat luas. [Hubungan Alumni/Artikel: Conney, Foto: Anas]