Jika Anda bekerja menggunakan komputer, kerapian file dan folder di dalamnya menjadi salah satu faktor yang berpengaruh pada efektivitas kerja. Banyak ditemukan orang yang sekadar menyimpan file garapan sekenanya. Mereka tidak mengelompokkan hasil kerjanya dalam tempat tertentu sehingga kondisinya campur aduk menjadi satu. Kondisi ini jelas akan sangat mengganggu. Bisa jadi Anda bingung mencarinya apabila sewaktu-waktu membutuhkan. Kalau Anda sedang apes, data yang dibutuhkan bisa saja terkena virus atau tidak sengaja terhapus.
Agar kejadian buruk ini tidak menimpa Anda, sebaiknya mulai sekarang tata file dan folder komputer Anda. Tips berikut dapat menjadi referensi bagaimana menata file dan komputer agar dapat menunjang Anda dalam bekerja:
Beri Nama File Sedetail-detailnya
Nama yang detail membantu Anda untuk mudah menemukannya jika sewaktu-waktu membutuhkan. Akan tetapi, detail bukan berarti harus menggunakan judul yang panjang. Pakailah kata-kata kunci yang dapat menggambarkan isi file Anda. Paling tidak maksimal enam kata setiap judulnya.
Kelompokkan sesuai dengan kategori
Buatlah folder untuk membantu pengelompokkan file Anda. Misalnya Anda mendapat proyek di Jakarta dan Bandung. Buatlah dua folder ‘Jakarta’ sebagai lokasi penyimpanan bahan-bahan kerja dari Jakarta dan folder ‘Bandung’ untuk menyimpan hasil kerja I tempat ini. Setelah membuat folder, di dalamnya Anda bisa membuat subfolder sebagai kata kunci lebih rinci lagi untuk membedakannya dari proyek kerja yang lain. Meski demikian, jangan terlalu banyak membuat subfolder karena bisa membingungkan Anda.
Hapus File yang Tidak Penting
Setelah membaginya sesuai dengan kategori, Anda juga perlu memisahkan file proyek yang sedang dikerjakan dan hasil kerja yang telah selesai. Beri tempat khusus supaya Anda cepat menemukannya sewaktu hendak melanjutkan pekerjaan. Selain itu, jika menemukan file–file yang sudah tidak penting untuk pekerjaan, segera hapus saja. Membiarkan file–file tidak penting sama saja mengumbar sampah di pekarangan.
Gunakan Shortcut
Anda membutuhkan sebuah file untuk masuk ke dalam beberapa folder? Jangan buru-buru digandakan. File yang digandakan hanya akan memenuhi ruang penyimpanan dengan file yang sama. Langkah yang mudah dilakukan adalah dengan menggunakan shortcut. File shortcut tidak membutuhkan ruang yang banyak dan dapat digandakan dalam folder-folder lain dengan ruang penyimpanan yang kecil. Caranya gampang, klik kanan pada file yang hendak dibuat shortcut, kemudian pilih create shortcut. Meski file shortcut Anda pindahkan ke folder-folder yang lain, tapi pada dasarnya hanya akan mengarah ke satu file saja.
Manfaatkan Fasilitas Penyimpanan Online
Anda patut bersyukur bahwa penyimpanan data di dunia maya telah memungkinkan Anda menyimpan banyak hal di dalamnya. Salah satu ancaman terbesar bagi para pekerja yang menggunakan komputer adalah virus yang menjangkiti data Anda. Jangan sampai garapan yang sudah susah-susah dibuat hilang begitu saja hanya karena kecerobohan kita merawat komputer. Agar data yang dibuat tidak hilang, backup-lah menggunakan tempat penyimpanan internet.
Langkah-langkah tersebut tidak akan berhasil jika Anda tidak tekun dalam merawat isi komputer. Mengelola file di komputer seperti mengelola arsip di gudang arsip. Harus terus menerus dilakukan secara berkala. [Khairul]